JFAL divulga Plano de Gestão 2016

Em função da relevância das atividades administrativas no sentido de contribuir para uma prestação jurisdicional célere e com qualidade, o diretor do foro, juiz federal Frederico Wildson da Silva Dantas apresenta o planejamento das ações que foram ou estão sendo empreendidas no exercício atual, por meio do documento: Plano de Gestão para o exercício de 2016, conforme pode ser acessado na íntegra, no site da JFAL, no espaço: “Transparência-Relatórios de Gestão”.

O plano relaciona os projetos propostos, conforme as áreas de atuação das unidades: Administração, Comunicação Social, Controle Interno, Gestão de Pessoas, Gestão Documental, Judiciária, Planejamento e Gestão, Socioambiental, Subseções Judiciárias e Tecnologia da Informação. “Dessa forma, busca-se imprimir um estilo de gestão baseado na participação e no envolvimento de todos os seus membros na busca por resultados mais efetivos”, destaca Frederico Dantas.

Projetos e atividades na área de Administração

Execução da obra de reforma do edifício sede - 1ª etapa; substituição do sistema de climatização - VRV - 1º Etapa (subsolo e térreo); substituição do sistema de climatização - VRV - 2º etapa (5º e 6º Pavimentos); plano de remanejamento provisório das unidades funcionais em decorrência das obras; aditamento ao contrato da obra de reforma do edifício sede - 2ª etapa, com a avaliação da possibilidade de executar estacionamento e auditório.

Também será reavaliado o projeto e licitação do estacionamento; elaboração do projeto arquitetônico da sede da Subseção de Santana do Ipanema; construção do muro da sede da Subseção Santana do Ipanema; instalação de plataforma elevatória vertical da Turma Recursal; aquisição de veículos (caso o CJF autorize e haja orçamento); conclusão da construção de espaço para vara na Subseção de Arapiraca - conclusão da obra 1; inventário de bens; desfazimento veículos com realização de leilão; modernização do sistema de esgotamento sanitário em União dos Palmares

Medidas para redução de despesas de custeio

1. Redução do número de estagiários: Foi suprimida uma vaga em cada Vara e naTurma Recursal, além de duas na SECAD. 2. Redução das despesas com energia elétrica: Foi reduzido em 30% o número de lâmpadas que permanecem acesas, ainda no exercício anterior e o controle rigoroso do funcionamento da central de ar condicionado, que é desligada às 17h, mesmo horário definido como limite para o funcionamento nas Subseções. Já neste exercício, foi limitada a permanência de servidores na SECAD até às 19h, salvo em situações excepcionais. 3.Redução de postos terceirizados: Estão sendo reavaliados os principais contratos de terceirização de serviços a fim de analisar a possibilidade de Serão supressão dos postos

da reprografia e da central telefônica, além da redução de postos de vigilância, atendimento de TI e recepção.

Licitação de serviços

Ao longo do ano, conforme cronograma publicado, haverá licitações de serviços continuados e outros conforme os seguintes objetos: publicação de avisos em jornal local; manutenção corretiva e preventiva dos elevadores; manutenção de grupos geradores; serviços de emissão de passagens aéreas; serviços de jardinagem; serviços de chaveiro; serviços de atendimento ao usuário - NTI - Resource; serviço de telefonia móvel; serviços de desinsetização; serviços de manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos IBM; seguro de veículos; serviços de coleta e transporte de lixo; serviços de manutenção elétrica, mecânica (predial); confecção de carimbos; fornecimento de internet 3G; manutenção de ar condicionado; serviços de internet fixa; telefonia fixa; gerenciamento de combustível; vigilância armada; manutenção de elevadores; prestação de serviços de limpeza e conservação.

Comunicação Social

A Supervisão de Comunicação Social vai elevar as divulgações de matérias jornalísticas produzidas sobre a JFAL na imprensa e na rede social Facebook. Continuar com as divulgações do jornal interno “Interativo” de periodicidade semanal. Iniciar a publicação de matérias jornalísticas produzidas pela Supervisão de Comunicação Social

na rede social Twitter.

Concluir e lançar a parte II do Vídeo sobre a História da Implantação da Segunda Fase da Justiça Federal em Alagoas, além de contratar empresa de comunicação para transformação de 10 entrevistas em conteúdo digital, no formato e-book (livro digital) para o site da JFAL; e edição de livro com 200 páginas, para continuação do resgate da memória da JFAL, dentro do projeto de Resgate da Memória da Justiça Federal em Alagoas.

Controle Interno

Atendimento às diligências do órgão de controle interno e do TCU, SCI e TCU; verificação da atualização do rol de responsáveis no SIAFI; Elaboração do PAACI; emissão de parecer sobre o plano anual de aquisição de veículos; avaliação de processos licitatórios e/ou de atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, referentes ao exercício de 2016 ou anteriores; Verificação da observância da legislação pertinente quanto à elaboração de folhas de pagamento, referentes a exercícios anteriores; verificação da observância da legislação pertinente quanto à elaboração de folhas de pagamento, referentes ao exercício de 2016; análise de processos administrativos, que tratem de realização ou execução de despesa pública, referentes ao exercício de 2016 ou anteriores e avaliação do cumprimento das determinações e recomendações expeditas pelo TCU e órgão de controle interno; avaliação da conformidade da inscrição de “Restos a Pagar”; avaliação do cumprimento do disposto no art. 5º da Lei nº 11.416/2006 (requisitos e critérios para ocupar cargos e funções comissionadas), e análise dos processos decorrentes dos recursos provenientes do contrato CJF/TRF5/BB/CEF e TRF5/CEF.

Gestão de Pessoas

Na área específica e gerencial: criação da pasta funcional digital com todos os documentos pessoais e funcionais digitalizados e disponíveis para busca e recuperação em meio informatizado; implantação de um novo sistema de gestão de pessoas ou automatização de todos os módulos disponíveis no ASRH; planejamento integrado de todas as atividades de RH , com o objetivo de alinhar e integrar metodologias relacionadas à área de Gestão de Pessoas para a customização dos procedimentos;

Outros projetos de gestão de pessoas são o mapeamento dos processos de forma a que todos os processos de trabalho tenham uma hierarquia definida e ligações entre eles claramente estabelecidas, eliminando-se processos redundantes e dúvidas sobre responsabilidades das tarefas; a atualização do Manual de Atribuições; melhoria no método de divulgação e acesso as informações exclusivas da área de gestão de pessoas, com o uso de email, skype, WhatsApp, além da disponibilização/atualização do sítio do Núcleo de Gestão de Pessoas, na página da Seccional, acerca de direitos e pedidos de servidores desta Seccional, constando legislação, documentação e orientações; avaliação, digitalização e descarte dos processos administrativos da área de Gestão de Pessoas, por intermédio da Comissão de Autos Findos Administrativos.

Na área de pessoal: permanência na Sala de Legislação de Pessoal dos processos cujos assuntos já tenham decisão incontroversa e estejam devidamente instruídos por, no máximo, 72 horas, com a eliminação, supressão e otimização de vários procedimentos executados de forma repetitiva, desnecessário em um processo eletrônico; manutenção atualizada da indexação das diversas espécies de normas e documentos catalogados existentes na SLP e a catalogação e indexação das diversas espécies de normas e documentos elaborados e divulgados no decorrer do ano corrente; normatização dos procedimentos de marcação e remarcação de férias; participação de servidores da Seção de Legislação de Pessoal em cursos de capacitação, em especial os referentes à legislação de pessoal e aposentadoria e pensões, incluindo procedimentos e rotina, e Recadastramento dos servidores por intermédio de um formulário eletrônico, para permitir a recuperação, confirmação e complementação dos dados dos servidores, bem como a montagem da pasta funcional;

Em capacitação os destaques são: capacitação e desenvolvimento dos Gestores e dos servidores titulares de funções comissionadas e cargos em comissão de natureza gerencial em cursos de desenvolvimento gerencial em atendimento à Lei 11.416/2006; Realização de curso de reciclagem em segurança para os agentes de segurança judiciário, em cumprimento à Lei 11.416/2006; capacitação dos avaliadores do SIADES fornecendo orientações acerca da Resolução nº 43/2008-CJF, realizada com e envio de informativos descrevendo a situação individual dos servidores em avaliação, bem como de mensagens eletrônicas explicando tópicos a serem observados na legislação pertinente; realização de cursos para magistrados e servidores nas diversas áreas, conforme o Plano de Capacitação; realização do curso e criação da Brigada de Incêndio; otimização do ambiente virtual de aprendizagem; publicação da Revista da SJAL; gerenciamento das atividades de estágio e coordenação de processos seletivos.

Na área de Saúde e Qualidade de Vida constam; realização da Semana do Servidor; do Natal Solidário; implantação do Programa de Avaliação Periódica da Saúde dos Servidores; continuidade de outros programas como: ginástica laboral, programas de prevenção à saúde e ações de cidadania e dimensionamento do trabalho da Seção de Saúde;

Gestão Documental

A Gestão Documental para autos findos administrativos vai trabalhar com designação da comissão que atuará no exercício de 2016 e apresentação do Plano de Trabalho; conclusão dos processos administrativos que já passaram pela triagem (30% do disponibilizado; retomada das atividades de triagem, com foco nos processos do Núcleo de Gestão de Pessoas.

A Comissão de Gestão Documental da Seção Judiciária de Alagoas para autos findos judiciais, no exercício de 2016, é composta por 16 servidores titulares e três suplentes, na atividade fim, e oito servidores titulares e um suplente, na atividade de apoio, para desenvolverem os trabalhos em 17 sábados. Será priorizado o tratamento das classes “Ação Ordinária” e “Execução Contra Fazenda Pública”. Considerada, ainda, a experiência acumulada nestes dois anos de trabalho, projeta-se, por sábado trabalhado, o tratamento e eliminação de 1.080 processos: 70 processos por servidor e 50 processos por coordenador, perfazendo-se um total de mais de 18 mil processos no exercício de 2016.

Área Judiciária

Treinamento para novos usuários do Processo Judicial Eletrônico - PJe, com o público alvo de procuradores federais, advogados da União, defensores públicos da União e advogados; reestruturação da Contadoria. Em relação ao PJe, será implantada da obrigatoriedade da tramitação de execuções fiscais pelo PJE, na sede da JFAL; realização de estudos para digitalização de todo o acervo processual atualmente existente na 5ª Vara; ampliação da área destinada à Seção de Distribuição e ao Arquivo Judiciário.

Planejamento e Gestão

As atividades na área são: estabelecer prazos para procedimentos do Núcleo de Administração que repercutem nas demais unidades, tais como: aditamento de contratos, elaboração de projetos e editais etc., com ajuste de cronograma entre as partes envolvidas, a exemplo do cronograma de licitações; iniciar o Mapeamento dos Processos de Trabalho e a atualização do Manual de Atribuições; adequar os espaços físicos nas Seções de Distribuição, Arquivo e Material e Patrimônio/Almoxarifado; realizar descarte de bens apreendidos acumulados no Depósito Judicial, dos autos findos judiciais e administrativos e dos bens patrimoniais e outros materiais inservíveis.

Deve ainda promover a implantação de ferramentas informatizadas nas áreas de Gestão de Pessoas e Patrimônio; realizar pesquisa de satisfação com os serviços prestados pela SECAD; iniciar estudos para a implantação da metodologia de gestão de projetos e criação futura do Escritório Local de Projetos Estratégicos - EPE; iniciar estudos para implantação da Governança Corporativa e Gerenciamento de Riscos.

O objetivo é priorizar a capacitação/atualização de servidores em Planilhas de Formação de Custos, Excel, SIAFI Web, Tesouro Gerencial, Reavaliação e Depreciação de Móveis, SPIUNET, Gestão de Almoxarifado, Brigada de Incêndio, Auditoria de Folha de Pagamento, Gestão Socioambiental (ênfase na redução de custos), Elaboração de Projetos Básicos, Autocad 3D, Fiscalização de Contrato de Obras, Repactuação de Contratos e Formação de Escritório de Processos (BPM OFFICE), e Projetos (PM OFFICE), Modelagem de processos de negócios Gestão de Projetos e Requisição de servidores com perfil técnico para recompor unidades.

Projetos Socioambiental

Implantação da Coleta Seletiva na sede, em parceria com a COOPVILA; descarte de autos findos por intermédio da COOPVILA; definição de indicadores e implantação de planilhas para monitoramento dos resultados; realização de campanhas para redução do consumo de copos descartáveis (incluindo a distribuição das canecas personalizadas), do papel A4 e do volume de impressão; estudo e proposição de medidas para redução do consumo de energia, água e outras despesas operacionais.

Realização, durante o evento alusivo ao Dia do Servidor Público, de atividades de disseminação da proposta socioambiental, juntamente com a área de Gestão de Pessoas/Saúde e Qualidade de Vida; realização de curso, juntamente com a área de Gestão de Pessoas/Treinamento na modalidade EaD, de introdução à Gestão Socioambiental.

Subseção de Arapiraca

Instalação de ar condicionado na guarita da portaria (orientação da Corregedoria); Substituição das árvores do estacionamento interno; concluir a fase de execução da obra da Subseção e confirmar sua entrega, para posteriormente inaugurar as instalações; transferência da 10ª Vara Federal para a sede própria, fato que além de propiciar uma redução de custos de manutenção (aluguel), permitiu a acomodação da Vara em um espaço físico apropriado; implementação da redução de horário com vistas à contenção de despesas sem prejuízo da jornada.

Santana do Ipanema

Construção do muro do terreno da nova sede e, posteriormente, iniciar a construção do prédio, o que permitirá a acomodação da Subseção em espaço físico apropriado e a redução dos custos de manutenção; monitoramento das pendências da construção do prédio sede desta Subseção Judiciária junto à construtora responsável.

União dos Palmares

Apoio logístico à Prefeitura Municipal de União dos Palmares e SAAE na construção de estação elevatória para o escoamento dos dejetos do prédio sede desta Subseção Judiciária; divulgação interna da campanha de conscientização dos servidores para as diretrizes sócio-ambientais; reforço da segurança do prédio, com cerca elétrica ou farpada, sensores com alarmes, câmeras infravermelhas e detector de metais; Implantação de pesquisa de satisfação dos serviços prestados/caixa de sugestões; Implantação da metodologia de monitoramento de metas denominado “Gestão à Vista” que consiste na fixação de quadros murais contendo os indicadores de desempenho das metas do CNJ em cada setor responsável.

Tecnologia da Informação

Além dos atendimentos realizados diariamente em TI, impressão, digitalização, links, internet, interconexão, telefonia fixa digital, telefonia móvel, equipamentos IBM Data Center, manutenção de equipamentos preventiva e corretiva ao longo do ano, o Núcleo de Tecnologia da Informação fará novas contratações de telefonia fixa; regularização do Parque Instalado de Software; manutenção do Parque Instalado de Informática - Suprimentos e Acessórios; contratação e virtualização do acervo de processos da execução fiscal; implantar aparelhos móveis do contrato Claro; inserir e remanejar microcomputadores na SECAD e Varas; iniciar a migração do ambiente TDM para 100% VoIP em toda Seccional; dotar a Seção de Comunicação de equipamento s de registro fotográficos profissionais, e inserir equipamento que facilite a publicação de materiais no site.

Outros projetos: levantamento do parque instalado de TI com a emissão dos termos de responsabilidade para as Varas e SECAD; seleção dos equipamentos inservíveis e anti-econômico existentes no parque instalado de TI para a devida destinação. Com a implantação dos Processos de Execução Fiscal na 5ª Vara Federal, proceder com a digitalização do acervo legado. Implantar os processos de negócio e as boas práticas de gerenciamento de projetos, visando o uso efetivo da MCTI no âmbito da Seccional. Integrar a telefonia VoIP da JFAL com TRF5 e demais Seccionais visando a redução dos custos de ligação interurbanas; implantar uma unidade de resposta audível (URA) no âmbito da JFAL, visando otimizar a ligação entrantes e Prover acessos a conteúdos diversos via rede sem fio de visitante.

Comunicação JFAL